Notification of Rights under FERPA/Confidentiality of Personally Identifiable Information

The Appleton Area School District maintains student records for each student attending school. State and federal laws require that the maintenance of such records assure confidentiality. These records are maintained in the interest of students to assist in providing appropriate educational experiences. The Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) affords parents and students over 18 years of age (“eligible student”) certain rights with respect to the student’s educational records. They are: 

  • The right to inspect and review the student’s education records within 45 days of the day the District receives a request for access. Parents/guardians or eligible students should submit to the respective District building principal a written request that identifies the record(s) they wish to inspect and obtain a copy consistent with the Board’s student records policy and procedures. The building principal will make arrangements for access and notify the parent or eligible student of the time and place where the records may be inspected.
  • The right to request the amendment of the student’s education records that the parent/guardian or eligible student believes is inaccurate or misleading or otherwise in violation of the student’s privacy rights under FERPA.  Parents/guardians or eligible students may ask the District to amend a record they believe is inaccurate or misleading. They should write the building principal and clearly identify the part of the record they want changed as well as specify why it is inaccurate or misleading. Additional information regarding amendment or hearing procedures will be provided to the parent/guardian or eligible student. If the District decides not to amend the record as requested by the parent/guardian or adult student, the District will notify the parent/guardian or adult student of the decision and advise him/her of his/her right to a hearing regarding the request for amendment.  The purpose of this hearing is to provide an opportunity for correction or deletion of any inaccurate, misleading or otherwise inappropriate data. The right to a hearing does not extend to permit a parent/guardian or student to contest the grade given for a student’s performance.
  • The right to consent to disclosures of personally identifiable information contained in the student’s education records, except to the extent that FERPA or state law authorizes disclosure without consent. Under present state and federal law, school officials can transfer educational records without parent/guardian or eligible student consent under specified circumstances. One exception which permits disclosure without consent is disclosure to school officials who are determined to have legitimate school interest including safety concerns. A school official is a person employed by the District as an administrator, supervisor, instructor, or support staff member (including health or medical staff and law enforcement unit personnel); a person serving on the school board; a person or company with whom the District has contracted to perform a special task; or a parent or student serving on an official committee or assisting another school official in performing his or her tasks. A school official also may include a volunteer or contractor outside of the school who performs an institutional service or function for which the school would otherwise use its own employees and who is under the direct control of the school with respect to the use and maintenance of personally identifiable information from education records, such as an attorney, auditor, medical consultant, or therapist; a parent or student volunteering to serve on an official committee, such as a disciplinary or grievance committee; or a parent, student, or other volunteer assisting another school official in performing his or her tasks. A school official has a legitimate educational interest if the official needs to review an education record in order to fulfill his or her professional responsibility.

    Upon request, the school discloses education records without consent to officials of another District in which a student seeks or intends to enroll, or is already enrolled if the disclosure is for purposes of the student’s enrollment or transfer.

  • If parents or guardians do not wish to have any or all of the categories of information released, they must notify the school in writing within 14 days of this notice being provided.
     If a School Board has designated directory data in accordance with § 118.125, Wis. Stats., the District must notify parents, legal guardians or guardians ad litems of the categories of information, which the Board has designated as directory data, which may be released without the prior consent of the parent, legal guardian or guardian ad litem. Directory information includes items that would generally not be considered harmful or an invasion of privacy if disclosed. It may not include things such as a student’s social security number or grades. Directory data means those pupil records which include the pupil’s name, address, telephone listing, field of study, participation in officially recognized activities and sports, weight and height of members of athletic teams, dates of attendance, photographs, degrees and awards received, and the name of the school most recently attended by the pupil. This includes information recorded in any way, including but not limited to handwriting, print, computer media, video or audio tape, film, microfilm or microfiche. The District has a procedure which may allow such information to be disclosed upon request. Any parent, legal guardian, or an adult student or eligible student may request that any part of the directory data may not be released without prior consent. Each school district may designate the categories of directory data information that will be released. AASD has designated the following student information as directory data: Address and Grade Level.

ELEMENTARY AND SECONDARY SCHOOL STUDENTS

Unless access to such information has been restricted by the secondary school student or the student’s parent(s) as outlined above, the District is required to provide access to secondary school students’ names, addresses and telephone listings, on request made by military recruiters or an institution of higher education.  The District is also required to provide military recruiters the same access to secondary school students as provided generally to post-secondary educational institutions or to prospective employers of those students. A secondary school student or the parent of the student may request that the student’s name, address and telephone listing not be released to military recruiters or institutions of higher learning without prior written parental consent if the disclosure meets certain conditions found in § 99.31 of FERPA regulations.  A school may disclose personal identifiable information (PII) from the education records of a student without obtaining prior written consent of the parents or the eligible student:
  • To other school officials, including teachers, within the educational agency or institution whom the school has determined to have legitimate educational interests.  This includes contractors, consultants, volunteers, or other parties to whom the school has outsourced institutional services or functions, provided that the conditions listed in §99.31(a)(1)(i)(B)(l)-(a)(1)(i)(B)(2) are met. (§99.31(a)(l))

  • To officials of another school, school system, or institution of postsecondary education where the student seeks or intends to enroll, or where the student is already enrolled if the disclosure is for purposes related to the student's enrollment or transfer, subject to the requirements of §99.34. (§99.31 (a)(2))

  • To authorized representatives of the U.S. Comptroller General, the U.S. Attorney General, the U.S. Secretary of Education, or State and local educational authorities, such as the State educational agency in the parent or eligible student's State (SEA). Disclosures under this provision may be made, subject to the requirements of §99.35, in connection with an audit or evaluation of Federal- or State-supported education programs, or for the enforcement of or compliance with Federal legal requirements that relate to those programs. These entities may make further disclosures of PII to outside entities that are designated by them as their authorized representatives to conduct any audit, evaluation, or enforcement or compliance activity on their behalf. (§§99.31(a)(3) and 99.35)

  • In connection with financial aid for which the student has applied or which the student has received, if the information is necessary to determine eligibility for the aid, determine the amount of the aid, determine the conditions of the aid, or enforce the terms and conditions of the aid. (§99.31(a)( 4))
  • To State and local officials or authorities to whom information is specifically allowed to be reported or disclosed by a State statute that concerns the juvenile justice system and the system's ability to effectively serve, prior to adjudication, the student whose records were released, subject to §99.38. (§99.31(a)(5))
  • To organizations conducting studies for, or on behalf of, the school, in order to: (a) develop, validate, or administer predictive tests; (b) administer student aid programs; or (c) improve instruction. (§99.31(a)(6))
  • To accrediting organizations to carry out their accrediting functions. (§99.31(a)(7))
  • To parents of an eligible student if the student is a dependent for IRS tax purposes. (§99.31(a)(8))
  • To comply with a judicial order or lawfully issued subpoena. (§99.31(a)(9))
  • To appropriate officials in connection with a health or safety emergency, subject to §99.36. (§99.31(a)(10)
  • Information the school has designated as "directory information" under §99.37. (§99.31(a)(ll))
  • To an agency caseworker or other representative of a State or local child welfare agency or tribal organization who is authorized to access a student’s case plan when such agency or organization is legally responsible, in accordance with State or tribal law, for the care and protection of the student in foster care placement.  (20 U.S.C. § 1232g(b)(1)(L)) 
  • To the Secretary of Agriculture or authorized representatives of the Food and Nutrition Service for purposes of conducting program monitoring, evaluations, and performance measurements of programs authorized under the Richard B. Russell National School Lunch Act or the Child Nutrition Act of 1966, under certain conditions.  (20 U.S.C. § 1232g(b)(1)(K))

The right to file a complaint with the U.S. Department of Education concerning alleged failures by the District to comply with the requirements of FERPA. The name and address of the Office that administers FERPA is: Family Policy Compliance Office, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue, S.W., Washington, DC 20202-5920.

Copies of the Board’s student records policy and procedures are available upon request at the District Offices.  

Notification of Rights Under the Protection of Pupil Rights Amendment (PPRA)

PPRA affords parents and eligible students certain rights regarding the District's conduct of surveys, collection and use of information for marketing purposes, and certain physical exams. These include the right to inspect and consent or opt out of: 

1. The administration of surveys that contain questions from one or more of the following protected areas:

  • Political affiliations; 
  • Mental and psychological problems potentially embarrassing to the student and his/her family; 
  • Sex behavior and attitudes; 
  • Illegal, antisocial, self-incriminating and demeaning behavior; 
  • Critical appraisals of other individuals with whom respondents have close family relationships; 
  • Legally recognized privileged or analogous relationships, such as those of lawyers, physicians and ministers; 
  • Religious practices, affiliations or beliefs; or 
  • Income (other than that required by law to determine eligibility for participation in a program or for receiving financial assistance under such program). 

2. Activities involving the collection, disclosure, or use of personal information collected from students for the purpose of marketing.

3. Any non-emergency, invasive, physical examination or screening.

These rights transfer from the parents to a student who is 18 years old or an emancipated minor under State law.

The District will/has develop[ed] and adopt[ed] policies, in consultation with parents, regarding these rights, as well as arrangements to protect student privacy in the administration of protected information surveys and the collection, disclosure, or use of personal information for marketing, sales, or other distribution purposes. The District will directly notify parents of these policies at least annually at the start of each school year and after any substantive changes. The District will also directly notify, such as through U.S. Mail or email, parents of students who are scheduled to participate in the specific activities or surveys noted below and will provide an opportunity for the parent to opt his or her child out of participation of the specific activity or survey. The District will make this notification to parents at the beginning of the school year if the District has identified the specific or approximate dates of the activities or surveys at that time. For surveys and activities scheduled after the school year starts, parents will be provided reasonable notification of the planned activities and surveys listed above and will be provided an opportunity to opt their child out of such activities and surveys. Parents will also be provided an opportunity to review any pertinent surveys.  


Hmong

NTAUB NTAWV QHIA TXOG TSEV KAWM NTAWV TEJ NTAUB NTAWV CEEV CIA

Tsev kawm ntawv ib cheeb tsam hauv Appleton khaws cia cov ntaub ntawv hais txog menyuam kawm ntawv rau ib tug menyuam kawm ntawv twg uas kawm ntawv nyob rau hauv tsev kawm ntawv.  Lub xeev thiab tsoom fwv federal txoj cai sam fwm tias khaws ntaub ntawv cia kom zoo yog ua kom txhob pub lwm tus paub txog.  Cov ntaub ntawv khaws cia nov yog cia ua ib qho kev pab kom muaj kev kawm rau cov menyuam kawm ntawv.  Tsab cai tsev neeg kawm ntawv cov cai thiab tsab cai tsis pub kom lwm tus paub txog  (FERPA) ua rau cov niam txiv thiab cov menyuam kawm ntawv muaj hnub nyoog 18 xyoo rov saud (“tus menyuam kawm ntawv tsim nyog tau txais” ib txoj cai twg hais txog menyuam kawm ntawv cov ntaub ntawv ceev cia.  Muaj xws li: 

  • Muaj cai tshawb xyuas thiab muab los saib hais txog menyuam kawm ntawv cov ntaub ntawv ceev cia nruab nrab ntawm 45 hnub uas tsev kawm ntawv tau txais tsab ntawv thov kom cia muab rau saib.  Cov niam txiv/cov saib xyuas los yog cov menyuam kawm ntawv tsim nyog tau txais yuav tsum xa ntawv mus rau tus thaj khu hauv tsev kawm ntawv tsab ntawv sau txog kev thov kom muab cov ntaub ntawv ceev cia rau saib los yog muab luam raws li txoj cai ntawm menyuam kawm ntawv thiab cov thawj tswj cov cai thiab kev coj.  Tus thaj khu yuav teem sijhawm rau thaum muab tshawb saib thiab qhia rau niam txiv los yog tus menyuam kawm ntawv txog lub sijhawm thiab thaj chaw uas yuav muab cov ntaub ntawv los tshawb xyuas.  

  • Muaj cai thov kom muab hloov txhim kho txog menyuam cov ntaub tawv ceev cia uas niam txiv/tus saib xyuas thiab menyuam kawm ntawv ntseeg hais tias tsis yog lawm los yog to taub yuam kev los yog yuam txoj cai txwv tsis pub kom lwm tub paub txog nyob qab tswj fwm ntawm FERPA .  Cov niam txiv/cov saib xyuas los yog cov menyuam tsim nyog tau txais kuj hais tau kom tsev kawm ntawv txhim kho hloov cov ntaub ntawv ceev cia uas lawv ntseeg hais tias tsis yog lawm los yog yuav muaj kev to taub yuam kev.  Lawv yauv tsum sau ntawv kom meej mus rau tus thaj khu qhia saib qhov twg ntawm cov ntaub ntawv ceev cia lawv xav kom muab hloov thiab qhia kom meej hais tias yog vim li cas thiaj li tsis yog thiab yuav ua rau muaj kev to taub yuam kev.  Muaj ntaub ntawv qhia ntxiv hais txog kev muab kho muab hloov los yog kev xav kom muaj kev sib hais yuav muaj muab rau niam txiv/tus saib xyuas los yog tus menyuam kawm ntawv tsim nyog tau txais. Yog tsev kawm ntawv txiav txim siab tsis kam muab cov ntaub ntawv ceev cia hloov los yog muab kho raws li qhov tau taij thov los ntawm niam txiv/tus saib xyuas los yog tus menyuam kawm ntawv tsim nyog tau txais, tsev kawm ntawv yuav qhia rau niam txiv/tus saib xyuas los yog tus menyuam kawm ntawv muaj hnub nyoog lawm kom paub txog qhov kev txiav txim siab thiab qhia rau nws hais txog nws cov cai uas nws muaj hais kom muaj kev sib hais txog qhov tau thov kom muab hloov los yog muab kho.  Lub hom phiaj ntawm qhov kev sib hais yog ua kom muaj feem los nrog txhim kho los yog tshem tawm tej yam teev tau tsis yog lawm, yuav ua rau muaj kev to taub yuam kev los yog tej yam tsis tsim nyog teev cia.  Muaj cai thov kom muaj kev sib hais tsis yog ib qhov txuas sijhawm ntxiv rau niam txiv/tus saib xyuas los yog tus menyuam kawm ntawv sib hais txog cov qhab nia uas tau muab rau tus menyuam kawm ntawv raws li qhov nws ua tau.  
  • Muaj cai tso cai kom muab nthuav tawm hais txog tus kheej cov ntaub ntawv hais txog tus kheej cov ntaub ntawv ntawm kev kawm, tshwj qhov uas txuas ntxiv rau kom FERPA los yog lub xeev txoj cai tso cai rau kom muab nthuav tawm tsis tas tau txais kev tso cai.  Nyob qab tswj fwm ntawm lub xeev thiab federal txoj cai, cov neeg muaj meej mom ua haujlwm hauv tsev kawm ntawv muaj cai xa tawm cov ntaub ntawv hais txog kev kawm tsis tas tau txais kev tsocai los ntawm niam txiv/tus saib xyuas los yog tus menyuam kawm ntawv nyob rau tej lub tsam thawj uas tsim nyog ua li ntawd.  Muaj ib qho uas kom muab rau saib tau yam tsis tau txais kev tso cai yog rau tus neeg muaj meej mom hauv tsev kawm ntawv uas muaj tej yam xav paub txog kev txhawj xeeb ntawm kev ruaj ntseg.  Tus neeg muaj meej mom hauv tsev kawm ntawv yog tus uas ua haujlwm rau tsev kawm ntawv xws li yog cov thawj tswj, cov thawj saib, cov kws qhia ntawv, cov neeg ua haujlwm pab ( nrog rau cov ua haujlwm rau phab sai kev noj qab nyob zoo, kev mob nkeeg, tub ceev xwm); tus uas ua haujlwm rau tsev kawm ntawv cov board; tus neeg los  yog lub tuam txhab muaj kev sib cog lus ua haujlwm ua ke rau tej yam tshwj xeeb; los yog niam txiv los yog tus menyuam kawm ntawv ua haujlwm nyob rau ib pab neeg hauv tsev kawm ntawv los yog pab ib tug neeg muaj meej mom ua nws cov haujlwm.  Cov neeg muaj meej mom hauv tsev kawm ntawv kuj yog cov uas txaus siab muab sij hawm tuaj pab los yog cov cog lus muab kev pab sab nraud tuaj rau txoj kev kawm los yog ua tej yam uas tsev kawm ntawv yuav tsum tau siv nws cov neeg ua haujlwm  thiab yog tus uas tsev kawm ntawv yog tus saib xyuas thiab tswj rau kev siv cov ntaub ntawv ceev cia, xws li yog tus kws lijchoj, tus tuaj nrog saib xyuas, tus tuaj pab rau kev mob nkeeg, los yog tus pab rau tej yam; tus niam txiv los yog menyuam kawm ntawv uas tuaj yeem ua haujlwm pab dawb paug rau cov muaj meej mom nyob rau hauv tsev kawm ntawv ua lawv cov haujlwm. Tus neeg mauj meej mom hauv tsev kawm ntawv uas muaj qhov xav paub txog los ntawm qhov kev siv rau kev kawm ntawv yog nws xav tshawb saib cov ntaub ntawv ceev cia hais txog kev kawm uas yog yuav pab tau thiab tau nws tes haujlwm raws li nws lub luag haujlwm.
  • Thaum uas tau taij thov, tsev kawm ntawv muab cov ntaub ntawv ceev cia hais txog kev kawm tso tawm tsis tas yauv tau txais kevtso cai rau cov muaj meej mom nyob rau lwm lub tsev kawm ntawv uas yog tus menyuam nrhiavtau los yog yuav mus kawm los yog twb mus kawm lawm cov ntaub ntawv ceev cia muab tawm tsuas yog siv rau lub hom phiaj ntawm qhov menyuam kawm ntawv cuv npe kawm ntawv thiab hloovtsev kawm ntawv.

    Yog hais tias cov niamtxiv los yog cov saib xyuas tsis xav kom muab ib qho lo syog tag nrho txghua yam ntaubntawvtso tawm, lawv yuav tsum hais rautsev kawm ntawv yog sau ua ntaubntawv nruab nrab ntawm 14 hnub uas tau muab cov ntaub ntawv no qhi rau lawm.  Yog hais tiasa tsev kawm ntawv cov board muabcovntaubntawv ceev cia tso mus raws li txoj cai  § 118.125, Wis. Stats., tsev kawmntawv yuavtsum qhia rau cov niam txiv, cov saib xyuas ntxiv rau tej yam ntawm cov ntaubnatwv, uas cov board tau hais kom muab los ua ntaub ntawv teev cia tseg, uas kuj muab nthuav tawm ua ntej tau txais kev tso cai ntawm bniam txiv, tus saib xyuas. Cov ntaub ntawv ntxiv yog suavtej ntaub ntawvuas tsis muaj yam txaus ntshai uas yuav muaj teeb meem txog qhov tsis pub kom lwm tus paub txog thaum muab nthuav tawm. Yuav tsis muaj qhov uas muab tawm xws li menyuam kawm ntawv tus nab npawb  social security los yog qib kawm.  Ntaub ntawv hais txog tus menyuam yog tus menyuam kawmntawv lub npe, chaw nyob, tus xov tooj, qhov nws kawm, koom nrogtej yam tsev kawm ntawv pom zoo rau ua, thiab kev sib tw, lub cev qhov nyhav thiab qhov siab ntawm ib pab muaj kev sib tw dag zog, hnubtuaj kawmntawv, duab, qib kawm thiab ntaub ntawv ua pov thawj raug qhuas, thiab lubtsev kawm ntawv uas tus menyuam kawm. Nov yog tag nhro tej ntaub ntawv muab teev cia tseg, nrog rau tej uas yog siv tes sau, sivtshuab ntaus, khoos-phis tawj, Vis-dis-aus los yog suab roj hmab, yeeb yaj duab, daub nyob rau microfilm los yog microfiche.  Tsev kawm ntawv muaj kab ke rau taug hais txog qhov cia muab cov ntaub ntawv nthuav tawm thaum muaj tus taij thov.  Ibtug niamtxiv, tus saib xyuas, los yog tus menyuam kawm ntawv twg kuj muaj cai hais kom tsis txhob muab ib qho qhov twg ntawm cov ntaubntawv ceev cia nthuav tawm yam tsis tau txais kev tso cai ua ntej.  Ib cheeb tsam tsev kawm ntawv twg kuj muaj qhovhais kom muab tej yam ntawm cov ntaub ntawv teev cia tseg uas yuav muab nthuav tawm. AASD tau hais txog tej yam xws li ntawm nov uas yog cov ntaub ntawv teev cia tseg: Chaw nyob thiab qib kawm.

    COV MENYUAM KAWM NTAWV NYOB RAU TSEV KAWM NTAWV QIB YAU  THIAB QIB LOJ 
    Tshwj hais tias cov ntaub ntawv tau raug txwv los ntawm tus menyuam kawm ntawv qib loj los yog tus menyuam niam txiv raws li tau hais los saum toj nov, tsev kawmntawv yuav tsum tau maub tus menyuamkawm ntawv qib loj npe, chaw nyob thiab xovtooj rau tsoom fwv tub rog cov xav nrhiav kom muaj neeg mus ua tub rog los yog rau cov tsev kawm ntawv qib siab.  Tsev kawm ntawv kuj yuav tsum tau muab cov ntaub ntawv tib yam li qhov muab rau tsoom fwv tub rog mus rau cov tsev kawm ntawv qib siab thiab tejchaw uas cov menyuam kawm ntawv  yuav mus ua haujlwm.

    Tus menyuamkawm ntawv qib loj los yog niam txiv ntawm tus menyuam kuj muaj cai thov kom muab  tus menyuam kawm ntawv lub npe, chaw nyob thiab xov tooj tsis pub muab xa mus qhia rau tsoom fwv tub rog cov neeg nrhiav neeg ua tub rog los yog rau tsev kawmntawv qib siab ua ntej tautxais kevtso cai ntawm niam txiv yog hais tais qhov qhia tawm ntawd pom muaj tej yam raws li qhovteev rau ntawm tsab cai § 99.31 of FERPA cov kevtswj fwm.  Tsev kawm ntawv kuj muaj cai qhia tawm txog tej ntaub ntawv hais txog tus kheej (PII) los ntawm kev kawm  cov ntaub ntawv ceev cia ntawm tus menyuam kawm ntawv tsi tas yuav tau txais kev tso cai ua ntej los ntawm niam txiv los yog tus menyuam kawm ntawv:

  • Muab rau lwm tus neeg muaj meej mom nyob lwm olub tsev kawm ntawv, nrog rau cov kws qhia ntawv, nyob nruab nrab ntawm lub koom haum rau txoj kev kawm los yog lub tsev kawm ntawv uas tsev kwm ntawv pomtau hais tias muaj qhov xav paub thiab siv rautxoj kev kawm. Nov yog nrog rau cov tau cog lus ua haujlwm, cov muab tswv yim, cov tuaj pab, los yog lwm pab pawg uas tsev kawm ntawv siv los pab rau kev kawm los yog kev ua haujlwm tau muaj nyob raws li qhov teev rau  ntawv tsab cai §99.31(a)(1)(i)(B)(l)-(a)(1)(i)(B)(2) muaj li ntawd. (§99.31(a)(l))

  • Muab rau lwm tus neeg muaj meej mom nyob rau lwm lub tsev kawmntawv, phab saib kev kawm rau tsev kawm ntawv los yog kev kawm ntawv nyob rau qib siab uas tus menyuam  nrhiav los yog yuav mus kawm, los yog tus menyuam kawm ntawv twb mus kawm nyob rau ntawd lawm yog hais tias qhov muab qhia tawm ntawd yog sivrau lub hom phiaj ntawm kevcuv npe kawmntawv los yog hloov tsev kawm ntawv raws li muaj nyob rau ntawm tsab cai §99.34. (§99.31 (a)(2))

  • Muab rau cov sawv cev ntawm lub teb chaws Meslika U.S. Comptroller General, the U.S. Attorney General, the U.S. Secretary of Education, los yog luvb xeev thiab lub zos cov thawj tswj ntawmphab kev kawm, xws li lub xeev  cov koom haum rau txoj kev kawm nyob rau tus menyuam kawm ntawv los yog niam txiv lub xeev (SEA). Qhov muab qhia tawm raws li tau hais nov ua tau los yog los ntawm qhov kev sam fwm ntawm txoj cai ntawm §99.35, rau kev txuas rau qhov kev soj ntsuam ntawm tsoom fwv federal los yog lub xeev cov khoo kaa pab rau txoj kev kawm, los yog qhov yuav tsum tau ua kom raws lui tsoom fwv federal kev sam fwm kom ua ua yog hais ncig txog cov khoo ka ntawd. Cov nov kuj  muab hais tau qhia twm tau dav dua rau ntawm PII rau lwm qhov sab nraud uas yog ruag tawm npe los ntawm lawv los tau txais kev tso cai ua lus sawv cev rau kev tshawb xyuas, kev soj ntsuam, los yog taug raws txoj cai los yog tej kev ua kom raws li txoj cai sawv cev lawv ntiag tug. (§§99.31(a)(3) thiab 99.35)

  • Muab rau kev txuas rau kevthov nyiaj  pab rau kev kawm ntawv uas tus menyuam kawm ntawv thov mus rau los yog qhovuas tus menyuam kawmntawvtau txais, yog cov ntaub ntawv tsim nyog yuav tau maub los siv rau kevtxiav txim siab rau kev pab nyiaj, saib pab tau ntau los pab tsawg, saib qhov kev pab ntawd zoo li cas, los yog saib kom ua raws li qhov kev cai tswj ntawm qkev pab ntawd. (§99.31(a)( 4))

  • Muab rau cov nom tswv ntawm lub xeev los yog rau cov muaj meej mom uas covntaub ntawv tso cai tshab xo mus rau los yog nthuav tawm tau los ntawm lub xeevtxoj cai cuam tshuam txog kev txhawj xeeb ntawm cov tseem muaj hnub nyoog rau txoj kev ncaj ncees thiab kom muaj kev pab tau kom zoo, ua ntej kevtxiavtxim siab, tus menyuamkawm ntawv cov ntaub ntawv ceev cia raug muab nthuav tawm, yog ua raws li txoj cai §99.38. (§99.31(a)(5))

  • Muab rau cov koom haum ua haujlwm rau txoj kev kawm los yog sawv cev tsev kawm ntawv kom muaj: (a) loj hlob, saib kom paub meej, los yog muab cov xeem kom paub txog yavtom ntej  ; (b) cov khoom kab muajkev pab rau  tus menyuam kawm ntawv; los yog (c) ua kom muaj kev cob qhia zoo dua ntxiv. (§99.31(a)(6))

  • Muab rau cov koom haum uas ua raws li lawv lub luag haujlwm kom muaj npe raws li qhov lawv ua. (§99.31(a)(7)) 
  • Muab rau niam txiv ntawm tus menyuam kawm ntawv yog tus menyuam kawm ntawvtseem toob kas kev pab ;los ntawm niam txiv rau tsoom fwv saib kev ua se IRS tax. (§99.31(a)(8))
  • Maub rau kev sam fwm los ntawm kev tswj kev cai los yog kev cai xav kom yuav tsum ua li qhov hais kom ua ntawd. (§99.31(a)(9))
  • Muab rau cov neeg muaj meej mom tsim nyog muab txuas rau kev noj qab nyob zoo thiab lub koom haum saib kev xyuam xim raws li txoj cai ntawm §99.36. (§99.31(a)(10)
  • Cov natub ntawv tsev kawmntawvtau pom zoo siv xws li  "ntaub ntawv qhia kom paub txog" nyob qab tswj ntawm txoj cai §99.37. (§99.31(a)(ll))
  • Rau tus neeg ua haujlwm ntawm lub koom haum los yog lwm tus neeg sawv cev ntawm lub xeev los yog lub zos ntawm tus menyuam lub koom haum saib xyuas menyuam los yog ib pab pawg neeg lub koom haum tus uas tau txais kev tso cai  mus saib tau menyuam kawm ntawv cov ntaub ntawv  kev  npaj raws li kev ua haujlwm rau tus menyuam thaum uas lub hoob kas los yog lub koom haum muaj cai muaj feem xyuam nrog lees  paub, raws nraim li lub xeev txoj cai rau pab pawg neeg txoj cai, rau kev saib xyuas thiab tiv thaiv rau cov menyuam kawm ntawv uas nyob rau qhov chaw uas muaj kev saib xyuas rau cov tsis muaj niam muaj txiv nrog saib xyuas.  (20 U.S.C. § 1232g(b)(1)(L)) 
  • Rau tus teev ntawv ntawm kev ua qoob ua loo los yog tus muaj cai sawv cev ntawm kev pab zaub mov rau noj yog rau lub hom phiaj uas siv los rau qhov khoo ka saib xyuas, soj ntsuam, thiab qhov kev ua ntawm qhov khoo ka tau txais kev tso cai los ntawm txoj cai rau menyuam noj mov hauv tsev kawm ntawv hu ua Richard B. Russell National School Lunch Act los yog txoj cai rau menyuam kev noj zaub noj mov hu ua  Child Nutrition Act of 1966, nyob qab tswj fwm ntawm tej yam uas muaj tshwm sim.  (20 U.S.C. § 1232g(b)(1)(K))

Muaj txoj cai sau ntawv tsis txaus siab rau teb chaws Meliska phab kev kawm yog hais txog kev hnyav siab txhawj txog tsev kawm ntawv qhov uas tsev kawm ntawv tsis ua raws li txoj cai ntawm tsev neeg txoj cai thiab txoj cai txwv tsis pub rau lwm tus paub uas tau samfwm tseg lawm FERPA.  Lub npe thiab chaw nyob ntawm lub hoobkas uas siv txoj cai FERPA yog: Family Policy Compliance Office, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue, S.W., Washington, DC 20202-5920.

Muaj cov ntaub ntawv luam tau hais txog menyuam kawm ntawv cov ntaub ntawv ceev cia txoj cai thiab kev qhia kom ua raws li hais muaj muab rau thaum xav tau cov ntaub ntawv nyob rau ntawm tsev kawm ntawv covhoob kas.  

Ntaubntawv qhia txog covcai nyob qab tswj fwm ntawm kevtiv thaiv menyuam kawm ntawv cov cai raws li qhov tau txais kev pom zoo (PPRA)

PPRA ua rau cov niamtxiv cov menyuam kawm natwv muaj qeetxoj cai hais txog tsev kawm ntawv cov natubntawv nug xam phaj kompaub, khaws cia tseg thiab siv rau lub hom phiaj ntawm kev ua lag luam, thiab cov kev soj ntsuam ntawm cev nqiaj daim tawv. Nov suav nrog rau kev muaj cai tshawb xyuas thiab pom zoo los yog tsis kam txais yuav tej yam ntawm: 

1. Kev tswj fwm cov ntawv soj ntsuam muaj lus nug uas muaj cov lus nug los ntawm ib qho los yog ntau qhov dua ntawm tej yam yuavtau tivthaiv xws li nram qab nov:

Koom tes nrog rau ib pab pawg nom tswv tej kas moos; 
Lub hlwb los yog kev xav cov teeb meem uas tej zaum yuav muaj kev txaj muag rau tus menyuam kawmntawv thaib nws tsev neeg; 
Xeeb ceem thiab cwj pwm ntawm poj niam thiab txiv neej; 
Tsis raws txoj cai, tawm tsam tib neeg kev ua neej, saibtus kheej tsis muaj nqis thiab tus xeeb ceem  tsis txhawb dag zog; 
Kevtxob thuam cov kev soj ntsuam ntawm ib tug twg uas tus neeg ntawd muaj kev sib txheeb ze nrog tsev neeg; 
Ua raws li txoj cai raug txais yuav raws li qhov muaj los yog kev sib paub sib txheeb ze zoo sib xws, xws li cov kws lijchoj, cov kws kho mob, cov xib fwb rau kevteev hawm  of; 
Cov kev teev hawm kevcai dab qhuas, koom nrog los yog kev ntseeg; los yog  
Cov nyiaj tau los (dua li qho uas txoj cai sam fwm kom siv los ua kev txiavtxim saib puas tau txias kev pab nyob rau tej khoo ka los yog nyiaj txiag pab nyob rau tej qhov khoo ka). 

2. Tej kev ua ub ua no hais txog qhov muab khaws cia, nthuavtawm, los yog ntaubnatwv hais txog tus kheej muab ntawm covmenyuam kawmntawv los rau lub hom phiaj siv ua kev lag luam.

3. Tej uas yog tsis muaj kam ceev, tawm tsam lwm tus, soj ntsum cev nqaij daim tawv los yog kev  soj ntsuam.

Cov cai uas muaj cai lintawm nov hloov ntawm niam txiv mus rau tus menyuam kawm ntawv cov uas mua jhnub nyoog 18 xyoo los yog tus uas tseem tsi tau muaj hnub nyoog tab sisb nyob qabtswj fwm ntawm lub xeevtxoj cai.

Tsev kawmntawv  yuav/ tsim tsa [tau tsim tsa] thiab txais yuav[tau txais yuav] cov kev cai li choj, nyob rau kev muaj kev sib tham nrog cov niam txiv, hais txog cov cai nov, thiab nrog rau kev nrog ua kom muajkevtiv thaiv tus menyuamkawm ntawv qhov uas tsis xav pub kom lwm tus paubtxog nyob rau thaummuaj kev nug soj ntsuam, ntaubnatwv khaws cia, nthuav tawm, los yog siv covntaubntawvhais txog tus kheej raukev ua lag luam, muag khoom, los yog muab ua lwm yam.  Tsev kawmntawv yuav qhia ncaj qha mus rau niam txiv txog cov kevcai ntawmno tsawg kawg nkaus ib xyoos ib zaug thaum pib muaj kawm ntawv thiab tom qab ho muaj cov kev hloov ntau yam.  Tsev kawm ntawv kuj yuav qhia rau kom paub xws li yog xa natubnatwv hauv pais xab nis U.S. Mail los yog email, rau cov niam txiv ntawm cov menyuam kawmntawv uas raug teem sijhawm kom koom nrogtej yam kev ua ub ua no los yog kev soj ntsuam muaj raws li nrab qab no thiab cia rau niam txiv muaj feem los hais kom tsis pubtus menyuam kawmntawv mus koom rau tej yam kev ua ub ua no los yog kev soj ntsuam.  Tsev kawm ntawv yuav muab qhia rau niam txiv thaum nyuam qhuav pibkawm ntawv ntawmlub xyoo ntawd yog hais tias tsev kawm ntawv paub tau lawm txog hnubthiab lub sijhawm hawm kiag los yog kws yees lub sijhawm thaum muajua ub ua no los yog muaj kev soj ntsuam nyob rau lub sijhawm ntawd.  Rau tej ntaub ntawv muaj lus nug ua kev soj ntsuam thiab kev ua ub ua no yog muaj rau thaum lub sijhawm tom qab pib kawm ntawv ces yuav muaj cov ntaub ntawv qhia kom paub txog tej kev ua ub ua no thiab kev soj ntsuam uas twb npaj tau lawm raws li hais saum toj nov thiab cia kom niam txiv muaj feem xaiv tsis kam cia tus menyuam koom ua ub ua no thiab koom kev soj ntsuam li qhov tau hais ntawd.  Yuav muab sijhawm rau niam txiv muaj feem muaj los saib kom paub meej txog ib qho kev soj ntsuam twg.  


Spanish

AVISO SOBRE ARCHIVOS ESCOLARES

El Distrito Escolar del Area de Appleton mantiene archivos de cada estudiante que asiste a la escuela.  Las leyes estatales y federales requieren que el mantenimiento de dichos archivos asegure confidencialidad. Estos archivos se mantienen en interés de los estudiantes para proporcionar experiencias educativas adecuadas. El Acta de Derechos y Privacidad Familiar (FERPA) permite a los padres y a los estudiantes mayores de 18 años (“estudiante elegible”) determinados derechos con respecto a los archivos educacionales del estudiante.  Son como sigue: 

  • El derecho a inspeccionar y revisar los archivos educativos de educación dentro de los siguientes 45 días a partir de que el Distrito reciba una solicitud de acceso.  Los padres o tutores o los estudiantes elegibles deben presentar al director del plantel del Distrito respectivo una solicitud por escrito, que identifique los archivos que deseen inspeccionar y obtener una copia, de acuerdo con las normas y procedimientos del Consejo acerca de los archivos de los estudiantes.  El director del plantel organizará el acceso y notificación a los padres o estudiante elegible sobre la fecha y lugar donde los registros puedan ser inspeccionados.  

  • El derecho a solicitar la corrección de los archivos del estudiante cuando el padre o tutor o estudiante elegible consideren que sean inexactos o equivocados o que violen los derechos de privacidad del estudiante según FERPA.  Los padres o tutores o estudiantes elegibles pueden pedir al Distrito que se corrija un registro que consideren inexacto o equivocado.  Se deberá escribir al director del plantel e identificar claramente la parte del archivo que se desea cambiar, así como especificar por qué es inexacto o está equivocado.  Se dará a los padres o tutores o estudiante elegible información adicional sobre la corrección o los procedimientos de audiencia. Si el Distrito decide no corregir el registro tal como lo solicitó el padre o tutor o estudiante adulto, el Distrito notificará al padre o tutor o estudiante adulto sobre la decisión y le notificará acerca de su derecho de audiencia con relación a su solicitud de corrección.  El propósito de esta audiencia es ofrecer una oportunidad para corregir o eliminar datos equivocados, inexactos  o en otra forma inadecuados.  El derecho a una audiencia no se extiende a que un padre o tutor o estudiante impugne la calificación obtenida por el desempeño del estudiante.  
  • El derecho a aprobar divulgación de información identificable personalmente incluida en los archivos del estudiante, excepto cuando FERPA o la ley estatal autorice dicha divulgación sin consentimiento. Bajo las leyes estatales y federales actuales, los oficiales escolares pueden transferir archivos de educación sin el consentimiento del padre o tutor  o estudiante elegible en circunstancias específicas.  Una excepción que permite la divulgación sin consentimiento es aquella de los oficiales escolares quienes se ha determinado que tienen un interés legítimo, incluyendo razones de seguridad.  Un oficial escolar es aquella persona empleada por el Distrito como administrador, supervisor, instructor, o miembro del personal de apoyo (incluyendo personal médico o sanitario y personal policíaco); alguien que sirva en el consejo escolar: alguna persona o compañía con quien el Distrito haya contratado algún servicio especial; un padre o estudiante que sirva en un comité oficial o que ayude a otro oficial escolar a desempeñar sus funciones.  Un oficial escolar puede incluir también un voluntario o contratista fuera de la escuela que desempeñe una función o servicio institucional para el cual la escuela emplea sus empleados en otras circunstancias y aquellos que estén directamente bajo control escola, en el uso y mantenimiento  de información personal identificable de los archivos de educación, tales como abogados, auditores, consultores médicos o terapistas; un padre o estudiante que sirva voluntariamente en un comité oficial, tal como un comité disciplinario o de quejas; o un padre, estudiante u otro voluntario que ayude a otro oficial escolar a desempeñar su tarea. Un oficial escolar tiene un interés educacional legítimo si necesita revisar un archivo de educación para cumplir con su responsabilidad profesional.  

Previa solicitud, la escuela divulga los archivos de educación sin consentimiento a oficiales de otro Distrito en el cual el estudiante busque o intente inscribirse, o ya esté inscrito, si la divulgación es con propósito de la transferencia o inscripción del estudiante.

Si los padres o tutores no desean que ninguna de todas estas categorías de información sea divulgada, deberán notificarlo a la escuela por escrito dentro de los 14 días siguientes a la publicación de este aviso. Si el Consejo Escolar ha designado datos de directorio de acuerdo con § 118.125, Estatutos de Wisconsin, el Distrito debe notificar a los padres, tutores legales o tutores ad litem sobre las categorías de información que el Consejo ha designado como datos de directorio, los cuales pueden ser divulgados sin consentimiento previo del padre, tutor legal o tutor ad litem.  La información del directorio incluye puntos que en general no se consideren dañinos o como invasión  de privacidad si se revelan. No puede incluir cosas como el número de seguro social del estudiante o sus calificaciones.  Los datos del Directorio significan aquellos archivos del alumno que incluyen el nombre, dirección, número telefónico, área de estudios, participación en actividades y deportes oficialmente reconocidos, peso y estatura, de los miembros de equipos atléticos, fechas de asistencia, fotografías, grados y premios recibidos y el nombre de la escuela a la que el alumno asistió recientemente. Esto incluye información grabada en cualquier forma, incluyendo, sin limitación, a mano, impresa, medios de computadora, cintas de audio o video, película, microfilm o microficha.  El Distrito tiene un procedimiento que permite que dicha información se divulgue previa solicitud.  Todo padre, tutor legal o estudiante adulto puede solicitar que cualquier porción de estos datos de directorio no se divulgue sin consentimiento previo.  Cada distrito escolar puede  designar las categorías de información del directorio de datos que será divulgada.  El AASD ha designado la siguiente información del estudiante como datos de directorio: Dirección y Nivel de Grado.

ESTUDIANTES DE ESCUELAS PRIMARIA Y SECUNDARIA

A menos que el acceso a la siguiente información haya sido restringido por el estudiante de secundaria o los padres del estudiante, según se indica arriba, el Distrito está obligado a proporcionar acceso a nombres, direcciones y números telefónicos, previa solicitud, de reclutadores militares o instituciones de educación superior.  También el Distrito está obligado a proporcionar a los reclutadores militares acceso similar al generalmente proporcionado a instituciones de educación post-secundaria o a posibles jefes de los estudiantes de escuela secundaria.

Un estudiante de escuela secundaria o el padre de dicho estudiante pueden solicitar que el nombre, dirección y número telefónico del estudiante no sea divulgado a reclutadores militares o a instituciones de educación superior sin consentimiento previo por escrito, si la divulgación tiene determinadas condiciones que se encuentran en § 99.31 de los reglamentos de FERPA.  Una escuela puede divulgar información personal identificable (PII) de los archivos de educación de un estudiante sin obtener consentimiento escrito previo de los padres o del estudiante elegible:

  • A otros oficiales escolares, incluyendo maestros, dentro de la agencia o institución educativa en la cual la escuela ha determinado tener intereses educativos legítimos.  Esto incluye contratistas, consultores, voluntarios y otras personas a quienes la escuela ha externalizado servicios o funciones institucionales, una vez que las condiciones anotadas en §99.31(a)(1)(i)(B)(l)-(a)(1)(i)(B)(2) hayan sido cumplidas. (§99.31(a)(l))

  • A oficiales de otra escuela, sistema escolar, o institución de educación postsecundaria donde el estudiante intente o busque inscribirse o donde el estudiante esté ya inscrito, si la divulgación es para propósitos relacionados con la inscripción o transferencia del estudiante, sujeto a los requerimientos de §99.34. (§99.31 (a)(2))

  • A representantes autorizados del Controlador General de Los EE. UU. El Abogado general de los EE.UU., el Secretario de educación de EE.UU., o a autoridades Estatales o locales, tales como la agencia educacional estatal en el Estado del padre o el estudiante elegible (SEA). Las divulgaciones bajo esta cláusula pueden hacerse, sujetas a los requerimientos de §99.35, en conexión con una auditoria o evaluación de programas de educación patrocinados por el Estado o Gobierno Federal, o para la aplicación o cumplimiento con requerimientos Federales legales con relación a esos programas. Estas entidades pueden hacer divulgaciones posteriores de PII a entidades exteriores que hayan sido designadas por ellas como sus representantes autorizados para manejar cualquier actividad de auditoría, evaluación, aplicación o cumplimiento en su nombre. (§§99.31(a)(3) y 99.35)

  • En conexión con ayuda financiera que el estudiante haya solicitado o haya recibido, si la información es necesaria para determinar elegibilidad para la ayuda o para aplicar las condiciones de la ayuda. (§99.31(a)( 4))

  • A oficiales o autoridades estatales o locales a quienes la información les sea específicamente permitida para ser reportada o divulgada por un estatuto del Estado relacionado con el sistema de justicia juvenil y la capacidad de dicho sistema de servir efectivamente, previa a la adjudicación, del estudiante cuyos archivos fueron divulgados sujeto a §99.38. (§99.31(a)(5))

  • A organizaciones que llevan a cabo estudios para o por cuenta de la escuela con objeto de: (a) desarrollar, validar o administrar pruebas predictivas; (b) administrar programas de asistencia al estudiante; o (c) mejorar la instrucción. (§99.31(a)(6))

  • A organizaciones acreditadas para llevar a cabo sus funciones de acreditación. (§99.31(a)(7)) 

  • A los padres de un estudiante elegible si el estudiante es dependiente en cuanto a efectos de impuestos del IRS. (§99.31(a)(8))

  • Para cumplir con una orden judicial o una citación emitida legalmente. (§99.31(a)(9))

  • A los oficiales apropiados en conexión con una emergencia de salud o de seguridad, sujeto a §99.36. (§99.31(a)(10)
  • Información que la escuela ha designado “información del directorio” bajo §99.37. (§99.31(a)(ll))
  • A un asistente social u otro representante de agencias de bienestar estatales o locales u organización tribal, autorizado para acceder al plan social del estudiante cuando dicha agencia u organización sea legalmente responsable, de acuerdo con la ley estatal o tribal, del el cuidado y protección de los estudiantes en situación de orfanato.  (20 U.S.C. § 1232g(b)(1)(L)) 
  • Al Secretario de Agricultura o su representante autorizado en el Servicio de Alimentos y Nutrición, con propósitos de vigilar programas, evaluar y medir desempeño de los programas autorizados bajo el Acta Nacional de Almuerzos Richard B. Russell o el Acta de Nutrición de 1966, bajo ciertas condiciones.  (20 U.S.C. § 1232g(b)(1)(K))

El derecho a formalizar una queja en el Departamento de Educación de EE.UU. con relación a posibles fallas del Distrito para cumplir con los requerimientos de FERPA. El nombre y la dirección que administra FERPA es: Family Policy Compliance Office, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue, S.W., Washington, DC 20202-5920.

Copias de la norma y procedimientos de archivos estudiantiles del Consejo están disponibles bajo pedido en las oficinas del Distrito.  

Notificación de Derechos bajo la Enmienda de Protección a los Derechos de los Alumnos (PPRA)

PPRA permite a los padres y a los estudiantes elegibles ciertos derechos respecto a la conducción de encuestas del Distrito, colección y uso de información para propósitos de mercadeo y algunos examines físicos. Esto incluye el derecho de inspeccionar y aprobar o denegar lo siguiente:: 

1. La administración de encuestas que contienen preguntas de una o más de las siguientes aéreas protegidas:

Afiliación Política; 
Problemas mentales y psicológicos potencialmente penosos para el estudiante o su familia; 
Comportamiento y actitud sexual; 
Comportamiento ilegal, antisocial, auto--incriminador y degradante; 
Evaluaciones criticas de otras personas con los cuales los respondientes tengan relaciones familiares cercanas; 
Relaciones legalmente reconocidas como privilegiadas o análogas, tales como aquellas de abogados, médicos y ministros; 
Prácticas religiosas, afiliaciones o creencias; o 
Ingreso (otro distinto del requerido por ley para determinar elegibilidad de participación en un programa o para recibir asistencia financiera bajo dicho programa). 

2. Actividades incluyendo colección, divulgación o uso de información personal recogida de los estudiantes con propósitos de mercadeo.

3. Cualquier examen o muestreo físico, invasivo y no de emergencia.

Estos derechos se transfieren de los padres al estudiante que sea mayor de 18 años de edad o un menor emancipado según la ley del Estado.

El Distrito ha desarrollado o desarrollará y adopta o adoptará normas, en consulta con los padres, respecto a estos derechos, así como también los arreglos para proteger la privacidad del estudiante en la administración de encuestas de información protegida y la colecta, divulgación o uso de información personal para mercadeo, ventas u otros propósitos de distribución.  El Distrito notificará directamente a los padres estas normas al menos anualmente al comienzo de cada año escolar y después de cualquier cambio substantivo.  También el Distrito notificará a través de correo o por email a los padres o estudiantes que hayan sido programados para participar en actividades específicas o encuestas anotadas al calce y dará oportunidad al padre del niño para denegar la participación del mismo en la actividad o encuesta especifica.  El Distrito hará esta notificación a los padres al principio del año escolar, si se han determinado las fechas específicas o aproximadas de estas actividades o encuestas en ese momento.  Para las encuestas y actividades programadas después del comienzo del año escolar, los padres tendrán una notificación razonable de las actividades y encuestas planeadas listadas arriba y se les dará oportunidad de denegar la participación del niño en esas actividades y encuestas. También se dará a los padres la oportunidad de revisar cualquier encuesta pertinente. 

Website by SchoolMessenger Presence. © 2017 West Corporation. All rights reserved.